Zuerst einmal: Herzlich willkommen in der JUURLY-Familie! Um das JUURLY Projektjournal möglichst effizient nutzen zu können, verraten wir dir in diesem Blog-Beitrag ein paar Tipps und Tricks für den Start.
Der Start
Empfohlene Browser
Tablet
iPad: Safari (vorinstalliert)
Android: Chrome
Desktop
Firefox, Safari oder Chrome (jeweils in der aktuellsten Version)
Mobile («der kleine Helfer»)
iPhone: Safari oder Firefox
Android: Chrome
JUURLY zum Tablet & Smartphone Homescreen hinzufügen
Mit dem Hinzufügen zu deinem Homescreen, fühlt sich JUURLY wie eine Baujournal App ein. Um das Einloggen zu beschleunigen, kannst du dein Passwort im Browser speichern:
iPad
Öffne Safari und logge dich unter app.juurly.ch in dein JUURLY-Konto ein. Im Balken oben rechts findest du ein Viereck mit einem Pfeil. Darauf tippen > zum Home-Bildschirm hinzufügen.
Nun hast du JUURLY immer startbereit auf deinem Homescreen.
Android
Für Android-Geräte haben wir diese einfache Anleitung gefunden: Android: Webseite auf dem Home-Screen verknüpfen
Windows Surface
Hier gehts zur Anleitung «Anheften von Apps und Ordnern an den Desktop oder die Taskleiste».
Glossar
Account: dein Konto
Workspace: die Projektjournal-Umgebung. Du kannst mit derselben E-Mail-Adresse in verschiedenen Workspaces aktiv sein (z.B. im Unternehmen A und im Unternehmen B)
Dashboard: die Startseite. Über das «J» links oben gelangst du jederzeit aufs Dashboard. Wenn mal etwas nicht richtig lädt, empfehlen wir ebenfalls einen Klick aufs «J» und dann zurück ins Menu.
Rollen: JUURLY kennt unterschiedliche Rollen. Wenn du einen Workspace erstellst, bist du automatisch Workspace-Owner. Mitarbeitende (intern oder extern) kannst du als Workspace-Admin, Teammitarbeit, Projektmitarbeit oder Extern einladen.
1. JUURLY Projektjournal Konto erstellen
Über die Preise-Seite gelangst du auf die Registrieren-Seite.
Projektjournal und dem Baujournal? Im Projektjournal bist du frei in der Struktur deiner Projekte, im Baujournal ist die BKP-Liste vorgegeben.
Monats- oder Jahresabo? Natürlich kannst du JUURLY auch erstmal 14 Tage kostenlos testen.
Fülle das Formular aus und lege ein Passwort fest.
Du erhälst nun eine E-Mail. Bestätige deine Registration mittels Button. Keine E-Mail erhalten? Wirf mal einen Blick in den Spamfilter. Oder löse die E-Mail gleich nochmals aus.
Dein JUURLY Konto ist jetzt bereit. Einloggen und loslegen.
Das Registrieren hat nicht geklappt?
Wenn du dich einloggst und ein Workspace-Dropdown siehst, aus dem du nichts auswählen kannst, dann ist dein Workspace noch nicht aktiviert. Das passiert, wenn du deine Adresse noch nicht bestätigt hast. Wiederhole Schritt Nummer 4, dann sollte es klappen. Es hat noch nicht geklappt? Melde dich bei uns via Chat, E-Mail oder telefonisch.
Profil und Benachrichtigungen
Account
Rechts oben siehst du einen Avatar – einen Platzhalter für dein Profilbild. Über einen Klick gelangst du zur Auswahl. Unter «Account» kannst du dein Profilbild hinzufügen (oder ändern), den Namen oder das Passwort ändern. Du siehst die Firmenadresse (und wer für deinen Account bezahlt, falls du als Team-Mitglied eingeladen wurdest). Und du kannst, je nach Rolle im Workspace, die Rechte deiner Teammitglieder verwalten.
Wirst du in einen bestehenden Workspace eingeladen, kannst du die Rechnungsdaten nicht bearbeiten. Die Abrechnung passiert über die Person, die dich eingeladen hat (Workspace-Owner oder Workspace-Admin). Rechnungsdaten können nur vom Workspace-Owner bearbeitet werden.
Wenn du als Freelancer für verschiedene Unternehmen arbeitest, kannst du mit derselben E-Mail-Adresse in unterschiedliche Workspaces eingeladen werden. So hast du stets den Überblick über alles, was läuft.
Einstellungen
In den Einstellungen lassen sich Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.
Ausloggen
Logge dich hier aus deinem JUURLY® Konto aus.
2. Kontakte importieren oder manuell erfassen
Am einfachsten gelingt dir der erste Import der Adressen auf dem Computer. Später kannst du einzelne Adressen auch übers Tablet manuell hinzufügen («Kontakt manuell erfassen»).
Öffne dein Adressbuch (z.B. Outlook oder die Kontakte-App). Exportiere dein Adressbuch (oder einzelne ausgewählte Adressen) als .vcf-Datei. Adresse(n) aus der iCloud exportieren Adresse(n) aus Outlook exportieren Adressen aus Google exportieren
Logge dich in dein JUURLY-Konto ein und wähle im Menubalken links «Kontakte» aus.
Tippe auf «Kontakte importieren».
Wähle die exportierte .vcf-Datei aus.
Importiere die Adresse(n).
Falls du einen Kontakt bearbeiten möchtest, gelangst du mit dem Stift hinter der jeweiligen Adresse in die Detailansicht. Der Stift ist nicht ersichtlich? Das liegt in den meisten Fällen daran, dass eine sehr lange E-Mail-Adresse im Adressbuch vorhanden ist. Einfach horizontal scrollen, schon erscheint der Stift ganz rechts.
3. Projekt erstellen
Am linken Rand findest du das Menu. Mit dem Pfeil oben lässt sich das Menu ein- und ausklappen. Wenn der Balken rechts mal nicht erscheint, kann es daran liegen, dass das Menu noch ausgeklappt ist.
Projektübersicht
In der Projektübersicht siehst du alle Projekte, die du erstellt hast oder die dir zugewiesen wurden.
Projekt erstellen: Gelingt am einfachsten auf dem Desktop, vor allem wegen der Positionen-Liste. Erstellen lässt sich ein Projekt auch auf dem Tablet.
Tipp: Wenn du immer mit einer ähnlichen Struktur arbeitest, empfehlen wir dir, ein Musterprojekt mit einer vollständigen Positionen-Liste zu erstellen, die du in deinen Projekten als Vorlage verwenden kannst. Natürlich kannst du auch mehrere solche Projekte anlegen.
Zum Beispiel:
000.1 Umbauprojekt
000.2 Innenarchitekturprojekt
000.3 Beratungsmandat
Bei der Nummerierung deiner Projekte bist du völlig frei. Natürlich kannst du auch auf Projektnummern verzichten. Einfach so, wie du es magst.
Klicke auf «Projekt erstellen».
Gib nun die Adresse des Projekten/Objektes oder der Baustelle ein.
Im nächsten Schritt ergänzt du nun mit die Angaben zur Kundschaft. Das kann auch dieselbe Adresse wie die Projektadresse sein.
Wähle nun deine Projekt-Vorlage aus. Eine Vorlage ist eine Positionen-Liste, die du in einem früheren Projekt erstellt hast. Wenn du keine Vorlage auswählst, startest du mit einer leeren Positionen-Liste.
Speichere dein Projekt.
Auf der Projekt-Detailansicht (Projektübersicht > auf das gewünschte Projekt klicken) kannst du: - auf die Positionen-Liste zugreifen, sie bearbeiten oder neue Kontakte zuweisen. - die Positionen-Liste mittels Button «Positionen Liste exportieren» als Excel-Datei exportieren (um daraus den Projektbeschrieb zu erstellen oder die Positionen in eine Offerte zu übernehmen). - ein Projekt als .zip Datei exportieren. Zum Beispiel, wenn du die Projekt-Einträge und Medien in deinem (lokalen) Archiv speichern möchtest.
4. Erstelle nun die Positionen-Liste
Wähle auf der Projektübersicht mittels Button die Positionen-Liste aus, die du erstellen oder bearbeiten möchtest.
Dein allererstes Projekt beginnt mit einer leeren Positionen-Liste. Bei den späteren Projekten hast du die Wahl, ob du die Positionen-Liste eines vergangenen Projektes als Vorlage oder mit einer leeren Positionen-Liste starten möchtest.
Erstelle eine Kategorie. Verwende dafür ganze Zahlen. Über den Stift hinter der Kategorie kannst du den Namen der Kategorie bearbeiten oder die Kategorie löschen.
Erstelle nun die Positionen in der Kategorie.
Beschreibe die Positionen (speichern!) und weise den verantwortlichen Kontakt zu. Wenn dir keine Kontakte zur Auswahl stehen, liegt es daran, dass du noch keine Kontakte importiert oder erfasst hast. Du kannst einer Position auch mehrere Kontakte zuweisen. Oder Positionen auch ohne Kontakte verwenden.
Durch das Zuweisen von Kontakten, lassen sich spätere Einträge mit den Verantwortlichen teilen.
5. Einen Eintrag erstellen
Mit dem Klick auf das «J» oben links gelangst du zurück auf das Dashboard. Klicke das grosse Plus, um einen Eintrag zu erstellen.
Wähle nun dein Projekt aus und gib einen Titel ein. Wenn du Mitglied von mehreren Workspaces bist, musst du zuerst den entsprechenden Workspace auswählen.
Das Projekt erscheint nicht? Dann ist es auf inaktiv geschaltet. Wechsle in die Projektübersicht. Das inaktive Projekt erscheint auf der Übersicht grau. Mit einem Klick auf den Projektnamen landest du auf den Projektdetails. Unten rechts findest du den Schieber, um Projekte inaktiv zu schalten. Schiebe ihn auf aktiv und speichere die Änderung. Das Projekt erscheint nun in der Projektauswahl.
Nun kannst du die Eingabeart für den beschreibenden Text wählen:
die Tastatur
handschriftlich per Stift auf dem Tablet (Eingabeart «Stift» wählen)
per Spracheingabe (Tablet/Smartphone). Dafür musst du erst ins Textfeld tippen. Daraufhin öffnet sich die Tastatur. Wähle nun die Taste mit dem Mikrofon. Nun kannst du loslegen. Du hast kein Mikrofon auf der Tastatur? Diktierfunktion auf dem iPad aktivieren Diktierfunktion auf dem Android aktivieren
Skizze erstellen
Wenn du eine einfache Skizze erstellen möchtest, kannst du bei der Eingabeart «Skizze erstellen» auswählen. Nun öffnet sich eine weisse Zeichenfläche. Mit dem Speichern-Icon rechts unten kannst du die Skizze speichern. Die Skizze erscheint als Anhang im Eintrag. Sie lässt sich auch wieder öffnen und ergänzen.
Dateien hinzufügen
Einem Eintrag kannst du noch eine oder mehrere Datei(en) hinzufügen:
Audio: Mit dem Tippen aufs Audio-Icon startet gleich die Sprachaufnahme. Diese wird in einem Eintrag als mp3-Datei gespeichert.
Kamera: Du kannst entweder ein Foto oder Video aufnehmen oder auf ein (oder mehrere Fotos) in deiner Fotomediathek zugreifen. Anmerkung: Auf dem Desktop kann die Kamera nicht aktiviert werden. Stattdessen gelangst du über das Kamera-Icon ebenfalls auf die Dateiauswahl.
Upload: Wenn du auf Upload tippst, kannst über «durchsuchen» zum Beispiel ein PDF auswählen, in den Eintrag einfügen und öffnen.
Fotos oder PDFs kannst du mit einem Klick im «Editor» öffnen, um Anmerkungen anzufügen. Tipp: speichere dir wichtige Vorlagen, wie zum Beispiel ein Rapport, an einem Ort, wo du immer drauf zugreifen kannst (ein genauer Ablauf ist im Blogbeitrag «Abnahmeprotokoll nach SIA 118 in JUURLY nutzen»). Was mit dem Abnahmeprotokoll funktioniert, geht auch mit jeder anderen Vorlage. Vergiss nicht, im Editor auf das Speichern-Icon unten rechts zu klicken, damit die Informationen gespeichert werden.
Mit einem Klick lassen sich alle Anhänge wieder entfernen. Wenn du nur eine Datei entfernen möchtest, kannst du das auf der nächsten Seite.
Position hinzufügen
Wähle nun die entsprechend(en) Projekt-Position(en) aus. Den Kontakten der jeweiligen Positionen lassen sich nun Aufgaben zuweisen. Zudem kannst du den Eintrag mit diesen Kontakten teilen.
Tags hinzufügen
Erstelle sinnvolle Tags. Sie helfen, Einträge einfach und projektübergreifend zu finden. Ein Tag könnte sein #protokoll #besprechung #rapport. Du kannst neue Tags erstellen oder bestehende auswählen.
Bilder oder Tags aus dem Eintrag löschen
Hast du einen falschen «Tag» erwischt? Kein Problem. Tippe den entsprechenden «Tag» einmal an. Schon erscheint ein rotes «x», mit dem sich der «Tag» wieder entfernen lässt. Alternativ klickst du ins Dropdown und entfernst das Häkchen.
Anhänge, die du versehentlich in den Eintrag übernommen hast, kannst du übers «x» ebenfalls einzeln entfernen.
Aufgabe erstellen
Gibts noch was zu tun, was mit dem Eintrag zusammenhängt? Dann erstelle eine Aufgabe. Die kannst du dir selber, einem Projekt-Mitarbeitenden oder den Kontakten aus den ausgewählten Projekt-Positionen zuweisen. Auf dem Dashboard erscheint nach dem Speichern ein grauer Punkt im Eintrag. Der weist darauf hin, dass es eine offene Aufgabe gibt. Ist die Aufgabe erledigt, wird der Punkt grün. Ein roter Punkt zeigt, dass die Aufgabe bereits überfällig ist. Ist die Aufgabe ein Reminder für dich selbst, kannst du dir im Menu-Punkt «Aufgaben-Liste» mit dem Klick auf die Aufgabe einen neuen Termin zuweisen. Oder sie weiteren Kontakten zuweisen.
Wer JUURLY nicht nutzt, erhält nun eine E-Mail von noreply@juurly.ch mit der Aufgabe und dem Anhang des Eintrages. Mit dem Klick auf den Button bestätigt die Person, dass die Aufgabe erledigt wurde. In JUURLY erscheint die Aufgabe als erledigt (grüner Punkt im Eintrag).
Weise die Projekt-Involvierten bei der ersten Zusammenarbeit unbedingt darauf hin, dass sie Aufgaben und Einträge von JUURLY erhalten.
Tipp: Willst du ab und zu eine Aufgabe für die Kundschaft erstellen oder einen Eintrag mit ihnen teilen, empfehlen wir dir, für die Kundschaft eine eigene Position zu erstellen (z.B. 1 Kundschaft). Diese kann dann beim Erstellen eines Eintrages zusätzlich zu den Projekt-Positionen hinzufgefügt werden. So lassen sich Aufgaben und Einträge gleich auch mit der Bauherrschaft teilen.
Eintrag teilen
Deinen Eintrag kannst du entweder mit den Kontakten aus den ausgewählten Projekt-Positionen teilen – oder mit deinen Team-Mitarbeitenden.
Eintrag erstellen oder Entwurf speichern
Mit dem Tippen auf «Eintrag erstellen» erscheint der Eintrag auf dem Dashboard. Wenn du den Eintrag erst fertigstellen möchtest, kannst du auf Entwurf speichern tippen. Du findest ihn wieder im Menupunkt «Entwürfe».
Aufgaben-Liste
In der Aufgaben-Liste findest du sämtliche Aufgaben, die du erstellt zugewiesen hast oder zugewiesen erhalten hast. Über die drei Punkte am rechten Rand, kannst du der Aufgabe einen anderen Status zuweisen (erledigt), die Aufgabe erneut senden oder löschen.
Hast du noch Fragen oder einen anderen #juurlyhack?
Kontaktiere uns über den Chat, schreib uns eine Nachricht per SMS, WhatsApp oder Signal, eine E-Mail an support@juurly.ch oder ruf uns an. In der App ist die Support-Seite mit dem Hilfe-Icon in der Menu-Liste verlinkt.
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